Microsoft 365 Copilot belooft een revolutie in de manier waarop we werken. Maar technologie is pas waardevol als werknemers het omarmen. De echte winst zit niet in de uitrol, maar in het dagelijks gebruik door medewerkers. Daarom pakken wij de adoptie van Copilot aan als een verandertraject – met aandacht voor bewustwording, praktische training, gedragsverandering én borging. Ons programma is gebaseerd op de ADKAR-methodiek (Awareness, Desire, Knowledge, Ability, Reinforcement) en is volledig afgestemd op jouw organisatie.
Waarom een adoptieprogramma voor Copilot?
Copilot kan tot wel 30–60 minuten tijdswinst per medewerker per dag opleveren, betere documentatie en besluitvorming faciliteren, en de medewerkerstevredenheid verhogen. Maar zonder gerichte begeleiding blijft Copilot vaak beperkt tot enkele nieuwsgierige gebruikers en wordt het potentieel niet benut. Met een gestructureerd traject vergroten we de betrokkenheid, vaardigheid en het veilige gebruik van Copilot in de hele organisatie.
Doelstelling: Copilot als vast onderdeel van het werk
Het doel van ons adoptieprogramma is om medewerkers de vaardigheden en het vertrouwen te geven om optimaal met Copilot te werken. We integreren Copilot in bestaande werkgewoonten door realistische scenario’s te trainen en continu ondersteuning te bieden. Zo wordt Copilot een vanzelfsprekend en waardevol onderdeel van het dagelijks werk.
Onze aanpak: 13 weken naar duurzame Copilot-adoptie
Ons standaardprogramma duurt 13 weken en bestaat uit vaste onderdelen die elkaar versterken. Alle activiteiten zijn schaalbaar en kunnen virtueel worden uitgevoerd, zodat het programma geschikt is voor organisaties van elke omvang
1. Kickoff: Inspiratie en draagvlak
We starten met een inspirerende kickoff voor alle stakeholders en gebruikers. Hier maken we duidelijk wat er gaat gebeuren, waarom Copilot belangrijk is en hoe het programma eruitziet. Met demo’s en afdeling-specifieke scenario’s laten we de mogelijkheden van Copilot zien. Interactie en Q&A zorgen voor enthousiasme en bewustwording (Awareness).
2. Trainingen: Vaardigheden opbouwen
In een reeks van 6 trainingen leren medewerkers stapsgewijs werken met Copilot. We beginnen bij de basis (“Work smarter with AI”) en bouwen op naar gevorderde onderwerpen (“Craft effective prompts”, “Create agents in Copilot Studio”). Elke training is afgestemd op de doelgroep (eindgebruikers, key users, IT) en focust op herkenbare dagelijkse taken (Knowledge en Ability).
3. Office Hours: Vragen en verdieping
Wekelijks organiseren we laagdrempelige Office Hours waarin gebruikers vragen kunnen stellen en ervaringen delen. Elke sessie heeft een thema, zoals ethiek, slimme prompts of AI-bias. Trainers delen best practices en successen, en interactieve quizzes verankeren het geleerde (Reinforcement).
4. Best Practices Hub: Community en naslagwerk
We richten een centrale Teams-site in waar medewerkers tips, successen en voorbeeldprompts delen. Hier vind je een promptbibliotheek, een forum voor vragen en success stories uit de eigen organisatie. Dit stimuleert peer-learning en zorgt voor een blijvend naslagwerk, ook na het programma.
5. Champions-programma: Interne ambassadeurs
We selecteren en trainen champions – intrinsiek gemotiveerde medewerkers die als ambassadeur en eerste aanspreekpunt fungeren. Zij krijgen extra verdieping en coaching, ondersteunen collega’s en houden de adoptie levend na afloop van het traject.
6. Communicatie & verandermanagement
Heldere communicatie is cruciaal. We stellen een communicatieplan op dat de hele adoptieperiode beslaat: van aankondiging tot updates en afsluiting. De boodschappen zijn transparant (waarom Copilot, wat levert het op) en gericht op betrokkenheid (successen vieren, feedback vragen).
7. Monitoring & rapportage
We meten de voortgang met ingebouwde meetpunten en terugkoppeling. Via het Copilot-dashboard en surveys monitoren we activatiegraad, gebruiksfrequentie en feedback. Tussentijdse rapportages maken de impact zichtbaar en bieden ruimte voor bijsturing.
8. Evaluatie & borging
Elke twee weken evalueren we met de opdrachtgever en passen we plannen aan waar nodig. Na afloop van het traject vindt een eindevaluatie plaats: zijn de doelstellingen behaald? We adviseren over vervolgstappen en borging, zodat Copilot blijvend onderdeel wordt van de werkcultuur.
KPI’s en succesmeting
We werken met heldere KPI’s, zoals:
- Activatiegraad Copilot: % van beschikbare licenties dat actief gebruikt wordt.
- Gebruiksfrequentie: dagelijks/wekelijks actieve gebruikers (DAU/WAU).
- Tijdswinst per medewerker: bijvoorbeeld ~30 min besparing per dag per actieve gebruiker.
- Kwaliteitsverbetering: betere output, minder revisies, hogere tevredenheid.
- Tevredenheid & vertrouwen: positieve trend in Copilot NPS en comfort met AI-tools.
Deze KPI’s worden gemonitord via Microsoft 365-analysetools, surveys en observaties. Successen en best practices worden gedeeld om anderen te inspireren.
ADKAR als ruggengraat van het traject
We volgen de ADKAR-methodiek expliciet in elk adoptietraject:
- Awareness: Waarom Copilot, wat verandert er, wat levert het op?
- Desire: Wat is het voordeel voor elke medewerker? Hoe maken we het aantrekkelijk?
- Knowledge: Welke vaardigheden zijn nodig? Hoe trainen we die?
- Ability: Hoe zorgen we dat mensen het echt kunnen toepassen in hun werk?
- Reinforcement: Hoe borgen we dat het nieuwe gedrag blijft?
Deze structuur zorgt ervoor dat zowel de organisatie als het individu meebeweegt en dat Copilot niet alleen wordt uitgerold, maar ook daadwerkelijk wordt gebruikt.
Klaar voor de volgende stap?
Wil je dat Copilot écht waarde toevoegt aan jouw organisatie? Kies voor een adoptieprogramma dat verder gaat dan techniek. Neem contact op voor een vrijblijvende intake of plan direct een adoptiescan. Samen maken we van Copilot een succes – voor iedereen.